Der Begriff Workation beschreibt die Möglichkeit, Arbeit und Urlaub an einem attraktiven Ort zu kombinieren. Besonders für die Generation Z (Geburtsjahr 1997 bis 2012) ist eine Workation attraktiv, da sie ausgedehntes Reisen, Freiheit und beruflichen Erfolg verbindet. Mitarbeiter honorieren eine Workation oft durch eine gesteigerte Zufriedenheit und Produktivität, was die Bindung junger Talente verbessert. Da eine Workation auch Herausforderungen mit sich bringen kann, ist es aus Arbeitgebersicht wichtig, die Vor- und Nachteile abzuwägen, und effektive Richtlinien zu schaffen, die sowohl die Unternehmensziele wie das Mitarbeiterwohl berücksichtigen.
Wir leben in einem digitalen Zeitalter. Flexibilität und Mobilität gewinnen eine immer größere Bedeutung. Remote-Arbeiten ist heute keine Ausnahme mehr, sondern gehört für viele Mitarbeiter zur Normalität. Daher ist es kaum verwunderlich, dass die Idee der Workation ebenfalls den Nerv der Zeit trifft.
Eine Workation bietet Arbeitnehmern die Möglichkeit, Arbeit und Urlaub miteinander zu kombinieren und an einem Ort ihrer Wahl produktiv zu sein. Für Unternehmen bedeutet dies nicht nur eine neue Form der Arbeitsgestaltung, sondern auch eine Chance zur Steigerung des Mitarbeiterengagements und des Employer Branding.
Was genau verbirgt sich hinter dem Konzept der Workation? Welche rechtlichen Rahmenbedingungen sind zu beachten? Und wie können Unternehmen die Vorteile einer Workation effektiv nutzen? In dieser Abhandlung erfahren Unternehmer, HR-Manager und Führungskräfte alles Wissenswerte rund um das Thema Workation aus Unternehmenssicht.
Eine Workation, zusammengesetzt aus den englischen Begriffen "work" (Arbeit) und "vacation" (Urlaub), ermöglicht es Arbeitnehmern, ihre beruflichen Aufgaben an einem Urlaubsort ihrer Wahl zu erledigen.
Diese Form der Arbeit ist besonders in Zeiten von Homeoffice und Remote Work beliebt geworden. Im Gegensatz zu einem klassischen Urlaub gemäß Bundesurlaubsgesetz handelt es sich bei einer Workation nicht um eine vollständige Arbeitsunterbrechung und klassischen Erholungsurlaub. Vielmehr beschreibt der Begriff Workation ausschließlich die Flexibilität des Arbeitsorts. Eine Workation kann wenige Tage bis hin zu mehreren Monaten dauern und wird entweder vom Mitarbeiter selbst (Solo-Workation) oder vom Unternehmen organisiert (Team-Workation).
Nicht jedes Arbeitsumfeld eignet sich für eine Workation. Mitarbeiter, die vor Ort präsent sein müssen, kommen selten in den Genuss einer Workation. In digitalen oder kreativen Berufen hingegen, wo der Arbeitsort zweitrangig ist, kann eine Workation inspirierend wirken und die Vorteile von Arbeit und Urlaub vereinen.
Lisa arbeitet als Grafikdesignerin in einem Berliner Start-up. Motiviert durch den Wunsch, ihre Kreativität in einer inspirierenden Umgebung zu fördern, schlägt sie ihrem Arbeitgeber eine Workation auf Mallorca vor. Der Tagesablauf der Workation ist klar festgelegt. Morgens möchte Lisa aus der Ferienwohnung in der Nähe des Mittelmeers an ihren Projekten arbeiten. Nachmittags, nach Beendigung der beruflichen Tätigkeit steht die Erkundung der malerischen Strände und der lokalen Kultur auf dem Programm.
Lisas Arbeitgeber stimmt der Workation zu, da er überzeugt ist, dass die veränderte Umgebung ihre Kreativität und Effizienz fördern wird. Zudem können die Ergebnisse ihrer Arbeit während der Workation potenzielle neue Kunden anziehen, da Lisa ihre Workation in einem Social-Media-Blog öffentlich macht. Lisa kehrt nach zwei Wochen mit frischen Ideen und erhöhter Motivation zurück.
Jan, ein Projektleiter in einem mittelständischen Unternehmen, möchte seine Workation nutzen, um aus dem Alltagsstress auszubrechen und in Ruhe und einer angenehmen Umgebung strategische Geschäftspläne zu entwickeln. Sein Arbeitgeber sieht die Workation als Gelegenheit, innovative Ideen zu fördern und unterstützt ihn bei der Planung einer Workation in Portugal. Jan nutzt die Zeit, um intensiv an neuen Strategien zu arbeiten, die später im Unternehmen umgesetzt werden. Die entspannte Umgebung und der Abstand zum Büroalltag helfen ihm, klarer zu denken und kreativer zu sein.
Zusammengefasst bietet eine Workation sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern zahlreiche Vorteile. Für Mitarbeiter kann die Möglichkeit, in einer Urlaubsumgebung zu arbeiten, eine immense Steigerung der Kreativität und Motivation bedeuten.
Die Workation ermöglicht es ihnen, die Vorzüge einer besonderen Umgebung zu genießen und frei und kreativ zu arbeiten. Arbeitgeber können durch die gesteigerte Zufriedenheit und Produktivität ihrer Mitarbeiter von einem kreativen Aufschwung profitieren, der frische Ideen und innovative Arbeitsergebnisse zur Folge hat. Letztlich kann eine Workation eine ausgewogene Work-Life-Balance unterstützen, die für moderne Arbeitsumgebungen wertvoll ist und beide Seiten gleichermaßen motiviert.
Die folgenden drei Vorteile einer Workation sind aus Unternehmenssicht signifikant:
Unternehmen, die darüber nachdenken, ihren Mitarbeitern eine Workation zu genehmigen, sollten die folgenden Herausforderungen kennen und individuell beurteilen:
Bevor eine Workation genehmigt werden kann, müssen Verantwortliche in der HR-Abteilung und der direkte Vorgesetzte wesentliche rechtliche Fragestellungen umfassend beantworten.
Bei der Planung einer Workation in Deutschland sind wesentliche arbeitsrechtliche Aspekte zu berücksichtigen, um gesetzeskonform zu agieren. Im ersten Schritt ist die Einhaltung der Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) von zentraler Bedeutung. Das ArbZG gilt ebenfalls für angestellte Beschäftigte, die ihren ersten Arbeitsort temporär ins Ausland verlegen. Die folgenden Parameter zur Arbeitszeit und zu Pausenzeiten müssen auch bei einer Workation eingehalten werden:
Unternehmen müssen sicherstellen, dass während der Workation keine Überschreitungen der zulässigen Arbeitszeiten erfolgt, um sowohl die Gesundheit als auch die Produktivität der Mitarbeiter zu schützen. Moderne Softwareapplikationen wie die Online-Software für Arbeitszeiterfassung von timetape können in Bezug auf die Erfassung der Arbeitszeit oder von Abwesenheiten professionell unterstützen.
Ein weiterer kritischer arbeitsrechtlicher Punkt ist der Datenschutz. Eine Workation fällt unter die Kategorie des mobilen Arbeitens und unterliegt somit den gleichen datenschutzrechtlichen Grundlagen wie andere Formen der Arbeit außerhalb des Büros. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) gelten somit uneingeschränkt für Workation-Szenarien im In- und Ausland.
Unternehmen sind bei einer Workation weiterhin für die gesetzeskonforme Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO verantwortlich. Im Rahmen der Grundsätze zur Integrität und Vertraulichkeit müssen Arbeitgeber geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Hierzu gehören neben den Mitarbeiterdaten auch etwaige Kundendaten, mit denen der Beschäftigte im Ausland arbeitet. Alle Maßnahmen müssen die spezifischen Risiken des mobilen Arbeitens berücksichtigen.
Unternehmen sollten aus datenschutzrechtlichen Erwägungen eine spezielle Risikoanalyse durchführen, die eine Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß Art. 35 DSGVO beinhalten kann. Dies gilt im Besonderen, wenn sensible Daten verarbeitet werden.
Darüber hinaus ist es unabdingbar, klare Vereinbarungen über die Arbeitszeiten und die Arbeitsbedingungen während der Workation zu treffen. Dies umfasst Regelungen zur Erreichbarkeit, zu den zu erbringenden Leistungen und zu eventuellen finanziellen Aufwendungen im Zusammenhang mit der Workation. Derartige Vereinbarungen tragen dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden und die rechtliche Sicherheit für beide Parteien zu gewährleisten.
Das temporäre Arbeiten im Ausland kann komplexe steuerliche Verpflichtungen mit sich bringen. Ein zentraler Aspekt hierbei ist die 183-Tage-Regel, die in vielen Doppelbesteuerungsabkommen eine entscheidende Rolle bei der Bestimmung der Steuerpflicht spielt. Laut dieser Regel kann eine Person in einem anderen Land steuerpflichtig werden, wenn sie sich dort mehr als 183 Tage innerhalb eines Steuerjahres aufhält. Dies kann zur Folge haben, dass der betreffende Mitarbeiter in zwei Ländern steuerpflichtig wird.
Um steuerliche Komplikationen zu vermeiden, sollten Unternehmen sicherstellen, dass alle Steueraspekte im Vorfeld einer Workation geklärt sind. Dazu gehört vor allem die objektive Analyse des jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommens (DBA) zwischen den beteiligten Ländern. Abseits einer möglichen Doppelbesteuerung sind Arbeitgeber und Arbeitnehmer verpflichtet, die spezifischen Meldevorschriften im Land der Workation zu beachten.
Bei einer Workation innerhalb der Europäischen Union (EU) gelten in der Regel die deutschen Sozialversicherungsvorschriften. Dies bedeutet, dass Mitarbeiter während ihrer Arbeit im EU-Ausland weiterhin im deutschen Sozialversicherungssystem kranken- und rentenversichert sind. Anders gestaltet sich die Situation bei Workation außerhalb der EU.
Hier können die deutschen Sozialversicherungsvorschriften nicht automatisch angewendet werden. Ein Beispiel ist Singapur, ein beliebtes Ziel für Workation in Südostasien. Bei einem längeren Aufenthalt in Singapur scheidet der Mitarbeiter grundsätzlich aus dem deutschen Sozialversicherungssystem aus. Ausländische Arbeitnehmer ohne „Permanent-Resident-Status“ haben in Singapur zudem kein Anrecht auf eine Aufnahme in die staatliche Sozialversicherung. Sie müssen sich eigenständig um eine private Risiko-Absicherung kümmern. Eine Auslandskrankenversicherung ist in diesem Fall besonders wichtig, da medizinische Leistungen in Singapur teuer sind.
Eine A1-Bescheinigung ist ein Nachweis, dass eine Person, die vorübergehend in einem anderen EU-Mitgliedstaat arbeitet, weiterhin dem Sozialversicherungsrecht ihres Heimatlandes unterliegt. Sie wird bei einer Auslands-Workation benötigt, um Doppelzahlungen in verschiedenen Sozialversicherungssystemen zu vermeiden. Im Rahmen einer Workation ist sie in der EU relevant und kann elektronisch bei der Deutschen Rentenversicherung beantragt werden.
Berlin, Deutschland
München, Deutschland
Bali, Indonesien
Chiang Mai, Thailand
Lissabon, Portugal
Barcelona, Spanien
Mallorca, Spanien
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