In einem Kalenderjahr wechseln in Deutschland Hunderttausende Mitarbeiter ihren Arbeitgeber. Unabhängig davon, ob die Kündigung vom Arbeitgeber oder Arbeitnehmer ausgeht, ist die Urlaubsbescheinigung neben dem Arbeitszeugnis ein wesentliches Dokument. Sie gewährleistet die präzise Übertragung von Urlaubsansprüchen, verhindert die unberechtigte Inanspruchnahme von Urlaubstagen und schützt transparent die Rechte aller Beteiligten.
Das Bundesurlaubsgesetz sichert jedem Arbeitnehmer in Deutschland auf Grundlage von § 1 BurlG in jedem Kalenderjahr einen Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub zu. Der Urlaub beträgt gemäß § 3 BUrlG jährlich mindestens 24 Werktage. Tarifverträge oder individualvertragliche Vereinbarungen sichern in vielen Fällen einen höheren Anspruch an Erholungsurlaub zu. Damit der Urlaubsanspruch in einem Kalenderjahr auch bei einem Jobwechsel für Arbeitgeber und Arbeitnehmer fair und transparent nachvollziehbar ist, verpflichtet das Bundesurlaubsgesetz Arbeitgeber im § 6 BurlG unter der Überschrift „Ausschluss von Doppelansprüchen:
„Der Arbeitgeber ist verpflichtet, bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitnehmer eine Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub auszuhändigen.“
Ein Praxisbeispiel, das in Betrieben aller Größenordnungen vorkommen könnte, verdeutlicht die Bedeutung der Urlaubsbescheinigung:
Ein Mitarbeiter kündigt während des Kalenderjahres zum 30.09. Der alte Arbeitgeber stellt eine Urlaubsbescheinigung aus, die den bisher genommenen und abgegoltenen Urlaub bis zum Kündigungsdatum ausweist. Diese Bescheinigung garantiert, dass der Arbeitnehmer im neuen Unternehmen seinen gesetzlichen Urlaubsanspruch für die restlichen drei Monate erhält. Ohne Urlaubsbescheinigung könnte der neue Arbeitgeber annehmen, dass der Mitarbeiter bereits seinen vollen Jahresurlaub im alten Unternehmen genommen hätte.
Solche Missverständnisse können durch eine korrekte Dokumentation mit einer professionellen Urlaubssoftware wie timetape und durch Ausgabe einer Urlaubsbescheinigung vermieden werden.
Eine Vorlage für eine Urlaubsbescheinigung bietet eine praktische Hilfe zur rechtskonformen Konzeption. Eine Muster-Urlaubsbescheinigung gewährleistet, dass alle erforderlichen Angaben in der Urlaubsbescheinigung enthalten sind und die Vorgaben des Arbeitsrechts beachtet wurden. Mustervorlagen für eine Urlaubsbescheinigung sind besonders nützlich für kleinere Unternehmen und HR-Abteilungen, da sie den Prozess der Ausstellung standardisieren und effizient zu gestalten.
Urlaubsbescheinigung Muster zum Download
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Der Anspruch auf Erholungsurlaub bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses in Deutschland richtet sich nach dem Zeitpunkt der Kündigung. Gemäß § 5 BUrlG hat ein Arbeitnehmer, dessen Beschäftigung mindestens sechs Monate dauerte und im ersten Halbjahr endet, Anspruch auf anteiligen Jahresurlaub entsprechend der gearbeiteten Monate.
Endet das Arbeitsverhältnis jedoch im zweiten Halbjahr, steht dem Arbeitnehmer der volle Jahresurlaub zu. Voraussetzung hierfür ist wiederum, dass die Beschäftigung mindestens sechs Monate andauerte. Ist der Urlaub bis zum Ende der Beschäftigung nicht genommen, kann dieser entweder:
Um Doppelansprüche zu vermeiden, muss der Arbeitnehmer dem neuen Arbeitgeber eine Bescheinigung über genommene oder ausgezahlte Urlaubstage vorlegen. Bei einem Jobwechsel in der zweiten Jahreshälfte steht dem Beschäftigten dann ein anteiliger Urlaub zu.
Die Urlaubsbescheinigung spielt zusammenfassend eine entscheidende Rolle zum Ende des Arbeitsverhältnisses. Sie dokumentiert, wie viele Urlaubstage ein Arbeitnehmer bereits genommen hat und wie viele ihm noch zustehen. Diese Auskunft ist für den neuen Arbeitgeber essenziell, um eine faire und transparente Behandlung von Urlaubsansprüchen zu gewährleisten.
Eine Urlaubsbescheinigung ist ein innerbetriebliches Dokument, das die verbleibenden und bereits genommenen Urlaubstage eines Mitarbeiters darstellt. Die Urlaubsbescheinigung ist bei einem Arbeitgeberwechsel entscheidend, da sie dem neuen Arbeitgeber transparent und faktenorientiert alle notwendigen Informationen über den Urlaubsstand des neuen Mitarbeiters liefert. Mit der Urlaubsbescheinigung wird die Doppelbeanspruchung von Urlaubstagen ebenso verhindert, wie eine Unterdeckung des gesetzlichen Urlaubsanspruchs bei einem Jobwechsel.
Eine vollständige Urlaubsbescheinigung sollte folgende Informationen enthalten:
Digitale Urlaubsbescheinigungen haben volle Rechtsgültigkeit und bieten eine moderne Alternative zur traditionellen Papierform. Das Bundesurlaubsgesetz (§ 6) betont die Notwendigkeit, eine "Bescheinigung auszuhändigen", was impliziert, dass eine schriftliche Form erwartet wird.
Dennoch erlaubt § 126 Abs. 3 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) die Ersetzung der schriftlichen Form durch eine elektronische, solange dies nicht ausdrücklich gesetzlich ausgeschlossen ist. Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer bedeutet dies, dass digitale Bescheinigungen eine rechtliche Sicherheit bieten und gleichzeitig den administrativen Aufwand reduzieren können.
Digitale Urlaubsbescheinigungen bieten mindestens die folgenden 4 Vorteile:
Sollte der frühere Arbeitgeber die Urlaubsbescheinigung nicht ausstellen, trägt der Arbeitnehmer die Beweislast für die noch offenen Urlaubstage. Daher sollte der ehemalige Mitarbeiter im ersten Schritt die Urlaubsbescheinigung schriftlich mit Frist anfordern. Erfolgt auch dann keine Ausstellung, ist eine anwaltliche Beratung ratsam. Möglicherweise kann eine Klage eingereicht werden, um die Ausstellung der Urlaubsbescheinigung zu erzwingen.
In der Praxis erfolgen Erkundigungen häufig auf persönlicher Ebene zwischen dem alten und neuen Arbeitgeber. Professionelle Arbeitgeber sind daran interessiert, ihre neuen Mitarbeiter zu unterstützen. Gleichzeitig möchten sie gewonnene Fachkräfte fair behandeln und motivieren. In den meisten Fällen reicht eine freundliche schriftliche oder telefonisch Anfrage des neuen Arbeitgebers, um die Informationen zu erhalten.
Der neue Arbeitgeber kann rechtlich gesehen den Anspruch auf Erholungsurlaub verweigern, solange keine Urlaubsbescheinigung vorliegt. Der Arbeitnehmer ist dafür verantwortlich, die Urlaubsbescheinigung des alten Arbeitgebers vorzulegen. Andernfalls kann der neue Arbeitgeber die Gewährung von Urlaub ablehnen.
Digitale Urlaubsbescheinigung sind rechtsgültig. Das Bundesurlaubsgesetz schreibt in § 6 vor, dass eine "Bescheinigung auszuhändigen" ist, was das Schriftformerfordernis nahelegt. Allerdings kann laut § 126 BGB die schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, sofern dies nicht gesetzlich ausdrücklich ausgeschlossen ist.
Eine Urlaubsbescheinigung ist bei einem Jobwechsel wichtig, um den neuen Arbeitgeber über den bereits genommenen oder verbleibenden Urlaubsanspruch zu informieren. Die Urlaubsbescheinigung sorgt für Transparenz und vermeidet Missverständnisse oder Konflikte.
Jeder Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, am Ende eines Arbeitsverhältnisses eine Urlaubsbescheinigung auszustellen, um den Arbeitnehmer über seinen Resturlaub zu informieren. Diese Verpflichtung ergibt sich aus dem Bundesurlaubsgesetz, das sicherstellt, dass der Urlaubsanspruch korrekt dokumentiert und beim neuen Arbeitgeber berücksichtigt wird.
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