Wann kann nicht genutzter Urlaub am Ende eines Arbeitsverhältnisses ausbezahlt werden? Wie erfolgt die korrekte Berechnung? Diese und weitere Fragen zum Thema Urlaubsabgeltung kommen in vielen Unternehmen auf, wenn Mitarbeiter geplant oder ungeplant das Unternehmen verlassen. In diesem Blogbeitrag werden die wichtigsten rechtlichen Aspekte der Urlaubsabgeltung beleuchtet und Praxisbeispiele dargestellt, um Unternehmen, HR-Verantwortlichen und Führungskräften Klarheit und Orientierung beim Thema Urlaubsabgeltung zu verschaffen.
Eine Situation, die vor allem in einer Zeit des voranschreitenden Fachkräftemangels in jedem Unternehmen auftreten kann:
Ein geschätzter Mitarbeiter, der als Fachkraft an einer wichtigen Schnittstelle in seinem Bereich fungiert, kündigt (Urlaubsanspruch bei Kündigung) unerwartet. Da seine Tätigkeit wichtig und seine betriebsinternen Kenntnisse umfassend sind, wird der Mitarbeiter bis zum letzten Tag seiner Anstellung beschäftigt, um Kollegen einzuarbeiten und Wissen weiterzugeben. Die Fachkraft hat gleichzeitig noch 10 Tage Resturlaub. Mit dem letzten Gehalt wird der verbleibende Urlaub im Rahmen einer Urlaubsabgeltung ausbezahlt.
Unter dem Begriff Urlaubsabgeltung versteht man die finanzielle Vergütung für Urlaubstage, die ein Arbeitnehmer aufgrund der Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr in Anspruch nehmen kann.
Im § 7 Absatz 4 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) ist festgelegt, dass nicht genutzter Urlaub finanziell abgegolten werden darf:
„Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, so ist er abzugelten.“
Sowohl bei ordentlicher wie bei außerordentlicher Kündigung oder anderen Beendigungsgründen kommt eine Urlaubsabgeltung in Betracht. Der konkrete Anspruch auf Urlaubsabgeltung entsteht zum Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Die Auszahlung erfolgt üblicherweise mit der letzten Gehaltsabrechnung.
Wichtig: Vom Begriff der Urlaubsabgeltung sind die Bezeichnungen Urlaubsentgelt (Fortzahlung des Gehalts während des Urlaubs) und Urlaubsgeld (zusätzliche betriebliche Zuwendung) zu unterscheiden.
Der Arbeitgeber muss eine finanzielle Urlaubsabgeltung in den folgenden fünf Fällen zahlen:
Die rechtlich korrekte Kalkulation der Urlaubsabgeltung basiert auf dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), insbesondere auf § 7 Abs. 4 und § 11 BUrlG.
Der § 7 Abs. 4 BUrlG erklärt, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, einen finanziellen Ausgleich für nicht genommenen Urlaub zu leisten, wenn das Arbeitsverhältnis endet. § 11 BUrlG legt fest, dass das Urlaubsentgelt nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor dem Urlaubsantritt berechnet wird.
Variable Vergütungsbestandteile wie Provisionen sind in die Berechnung der Urlaubsabgeltung einzubeziehen. Zulagen, die im Zusammenhang mit der Arbeitsleistung stehen (wie Nacht-, Gefahren- und Schmutzzulagen), fließen ebenfalls in den Gesamtverdienst ein. Einmalige Zahlungen wie Weihnachtsgeld, ein 14. Monatsgehalt oder Verkaufsprämien bleiben unberücksichtigt.
Die Berechnung der Urlaubsabgeltung erfolgt in drei aufeinander aufbauenden Schritten:
Wichtig zur korrekten Berechnung: Bruchteile von mindestens einem halben Urlaubstag werden auf einen ganzen Tag aufgerundet.
In den folgenden beiden Beispielen wird gezeigt, wie die Urlaubsabgeltung für einen Beschäftigten in Vollzeit und Teilzeit erfolgt:
Monatliches Bruttogehalt: 7.000 EUR
Arbeitstage pro Woche: 5
Ausstehende Urlaubstage: 8
Berechnung:
Quartalsgehalt: 7.000 EUR × 3 = 21.000 EUR
Wochengehalt: 21.000 EUR ÷ 13 Quartalswochen = 1.615,38 EUR
Tagesgehalt: 1.615,38 EUR ÷ 5 = 323,08 EUR
Urlaubsabgeltung: 323,08 EUR × 8 Tage = 2.584,64 EUR
Die Urlaubsabgeltung für den Mitarbeiter beträgt 2.584 EUR brutto.
Monatliches Bruttogehalt: 2.000 EUR
Arbeitstage pro Woche: 3
Ausstehende Urlaubstage: 8
Berechnung:
Gesamtverdienst für 13 Wochen: 2.000 EUR × 3 = 6.000 EUR
Arbeitstage in 13 Wochen: 3 Tage × 13 = 39 Tage
Tagesgehalt: 6.000 EUR ÷ 39 = 153,85 EUR
Urlaubsabgeltung: 153,85 EUR × 8 Tage = 1.230,80 EUR
Die Urlaubsabgeltung für diesen teilzeitbeschäftigten Mitarbeiter beträgt 1.230,80 EUR brutto.
In beiden Fällen ist zu beachten, dass die Urlaubsabgeltung als Arbeitsentgelt gilt und aus diesem Grund steuerpflichtig ist. Die tatsächliche Auszahlung wird nach Abzug von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen geringer ausfallen.
Info: Arbeitnehmer, die im ersten Halbjahr aus einem Betrieb ausscheiden, haben Anspruch auf ein Zwölftel des gesetzlichen Mindesturlaubs für jeden vollen Monat der Beschäftigung. Bei einem Ausscheiden im zweiten Halbjahr steht ihnen der volle gesetzliche Jahresurlaub zu, basierend auf einer 5- oder 6-Tage-Woche. Diese Regelung ist im § 5 des Bundesurlaubsgesetzes festgelegt. Eine Pro-rata-temporis-Klausel im Arbeitsvertrag ermöglicht es dem Arbeitgeber, den über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgehenden Urlaubsanspruch anteilig zu gewähren. Weitere und tiefer gehende Informationen zu diesem Themenbereich lesen Sie im Blogbeitrag: Resturlaub im Unternehmen – Gesetze, Urteile und Praxistipps.
Die Urlaubsabgeltung wird in vielen Fällen automatisch mit dem letzten Gehalt ausbezahlt. Ist dies nicht der Fall, muss der Anspruch vom Arbeitnehmer geltend gemacht werden. Dies ist frühestens möglich, wenn das Arbeitsverhältnis endet und noch Resturlaub vorhanden ist.
Hierfür können Arbeitnehmer ein Musterschreiben mit folgendem Wortlaut nutzen:
Entscheidend ist, dass das Arbeitsverhältnis rechtlich beendet ist und zu diesem Zeitpunkt offene, nicht verfallene Urlaubsansprüche bestehen. Die Urlaubsabgeltung kann noch mehrere Monate nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitnehmer geltend gemacht werden. Arbeitgeber können jedoch vertragliche Ausschlussfristen vereinbaren, innerhalb derer der Anspruch geltend gemacht werden muss. Diese betragen in den meisten Fällen zwei bis drei Monate ab Fälligkeit.
Auch während längerer Krankheitszeiten entstehen Urlaubsansprüche. Diese verfallen jedoch 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres. Endet das Arbeitsverhältnis mit einem erkrankten Mitarbeiter, bevor dieser wieder arbeitsfähig ist, entsteht ein Abgeltungsanspruch für die in den letzten 15 Monaten aufgelaufenen Urlaubstage.
Sollte ein Arbeitnehmer zwischen Kündigung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses erkranken, bleibt sein Anspruch auf Urlaubsabgeltung bestehen. Hierbei ist entscheidend, dass die Krankheit ursächlich dafür ist, dass der Urlaub nicht genommen werden konnte und der Anspruch noch nicht verfallen ist.
Die Urlaubsabgeltung kann als finanzielle Kompensation für nicht genommenen Urlaub definiert werden. Eine Urlaubsabgeltung steht einem Arbeitnehmer auf Grundlage von § 7 des Bundesurlaubsgesetzes rechtlich zu. Voraussetzung hierfür ist, dass er seinen Anspruch auf Erholungsurlaub am Ende des Arbeitsverhältnisses nicht in vollem Umfang wahrnehmen konnte.
Die Höhe der Urlaubsabgeltung berechnet sich anhand des durchschnittlichen Arbeitsverdienstes der letzten 13 Wochen vor Ende der Beschäftigung.
Die Urlaubsabgeltung gilt als sozialversicherungspflichtiges Einkommen und unterliegt der Lohnsteuer. Der Arbeitgeber sorgt dafür, dass die entsprechenden Abzüge bei der Auszahlung vorgenommen werden.
Rechtlicher Hinweis / Haftungsausschluss:
Die hier bereitgestellten Informationen dienen ausschließlich Informationszwecken, sind nur allgemeiner Natur und stellen ausdrücklich keine Rechtsberatung dar. Bitte nehmen Sie qualifizierte juristische Hilfe in Anspruch, wenn Sie konkrete juristische Fragen oder Beratungsbedarf haben.